Umowa ramowa z klientem to mniej formalności dla grafika lub agencji.
Dobra umowa grafika lub agencji z klientem jest formą polisy ubezpieczeniowej na trudne czasy. W agencji Fuse Collective najpierw podpisujemy z klientem umowę ramową, a potem do każdego projektu tworzymy zamówienie. Rozdzielenie formalności na dwie części zdecydowanie uprościło cały proces. Jeśli coś nie zostało zdefiniowane w zamówieniu, to działają postanowienia umowy ramowej. Dzięki temu zamówienia mogą mieć dużo krótszą formę, a jednocześnie są elastyczne bo mogą zmienić zapisy umowy ramowej.
O szczegółach mojego podejścia opowiedziałem w 19 odcinku podcastu.
Umowa ramowa określa najważniejsze aspekty współpracy grafika lub agencji z klientem.
Zobowiązania stron
- Kto za co odpowiada.
- Co się wydarzy jeśli jedna ze stron nie dotrzyma swojego zobowiązania.
Zasady współpracy
- Jak się będziemy komunikować.
- Jak będzie wyglądał proces zgłaszania uwag oraz akceptowania projektów.
- Jakie są mechanizmy zabezpieczające obie strony w problematycznych sytuacjach.
Proces składania zamówień
- Jakie informacje należy zawrzeć w zamówieniu.
- Jak będzie wyglądał proces ich składania i podpisywania.
Wynagrodzenie
- Jak będziemy się rozliczać za projekty.
Przeniesienie autorskich praw majątkowych
- Kiedy oraz do czego zostaną przekazane prawa autorskie.
- W jakich obszarach klient może korzystać z tych praw.
- Jakie są ograniczenia związane z przekazaniem praw.
Zachowanie poufności
- Jakie obszary są objęte poufnością.
- Jakie są konsekwencje złamania poufności.
Zamówienie do umowy ramowej definuje szczegóły danego projektu.
Efekty końcowe
- Co dokładnie powstanie na danym etapie.
- Jakie pliki przekażemy klientowi jako efekty końcowe.
Wynagrodzenie i model rozliczania
- W jakim modelu się rozliczamy za projekt (np. fixed prices lub rozliczanie za czas pracy w oparciu o stawkę godzinową)
- Ile wynosi wynagrodzenie za dany projekt oraz jego elementy.
- W których momentach można wystawić faktury, z jakim czas płatności oraz gdzie zostaną dostarczone.
Model pracy
- Jak będzie wyglądał proces przekazywania materiałów przez klienta.
- W jaki sposób oraz w jakich momentach można zgłaszać uwagi do projektów.
- W jakim trybie będą wprowadzanie uwagi klienta oraz czy są jakieś ograniczenia z tym związane.
Harmonogram
- Co się ma wydarzyć na kolejnych etapach projektu i kto jest za to odpowiedzialny.
Szczegółowy zakres prac
- Szczegółowa specyfikacja każdego elementu projektu.
Elementy wychodzące poza zakres
- Zadania wymagające doprecyzowania lub trudne do oszacowania przez startem prac.
Darmowy bonus
10 zapisów umowy zabezpieczających grafika i agencję
Bonus dla słuchaczy z okazji urodzin podcastu.
Dobra umowa z klientem jest dla mnie formą polisy ubezpieczeniowej na trudne czasy. Naszą umowę rozwijałem przez wiele lat istnienia agencji, ucząc się na błędach i dodając do niej zapisy ochronne po problematycznych sytuacjach z klientami. Od dłuższego czasu ma już bardzo stabilną formę, i co ciekawe nawet prawnicy klientów rzadko zgłaszają do niej uwagi.
Ważne zapisy umowy grafika lub agencji zabezpieczające ich interesy we współpracy z klientem.
- Kto odpowiada za zakup praw lub licencji na elementy graficzne wykorzystane w projekcie, które nie zostały stworzone przez nas (np. zdjęcia ze stocka).
- Jakie pliki oraz w jakich formatach klient otrzyma w ramach realizacji.
- Jaki będzie harmonogram realizacji z relatywnym czasem realizacji danego elementu po stronie agencji lub współdziałania po stronie klienta (m.in. przygotowanie uwag, czas na akceptację, termin płatności).
- Jakie są zasady zgłaszania i wprowadzania uwag do projektu przez klienta.
- Jak będzie wyglądała akceptacji projektu oraz etapów.
- Jakie są konsekwencje po stronie klienta w związku z niewywiązaniem się z obowiązków umowy (m.in. niedotrzymywanie terminów zgłaszania uwag i akceptacji, nieterminowe płatności)
- Do jakich elementów projektu przekazujemy prawa autorskie (tylko do finalnych efektów projektu czy również do projektów wstępnych lub innych fragmentów stworzonych w trakcie prac).
- W jakim momencie dojdzie do przeniesienia autorskich praw majątkowych (dopiero w momencie płatności czy już w trakcie stworzenia projektu)
- Dwustronne zachowanie poufności.
- Zgoda na wykorzystanie projektu w portfolio lub innej formie prezentowania swojego doświadczenia oraz zgłaszania do konkursów.
Jak napisać dobrą umowę?
- Można skorzystać z darmowych szablonów w internecie, ale dostosowanie ich do własnego kontekstu wymaga przyzwoitej znajomości prawa.
- Można stworzyć szablon z prawnikiem. Na nasze szablony wydałem przez ostatnie lata w sumie kilkanaście tysięcy złotych.
- Można też kupić gotowy szablon od jednego z prawników specjalizujących się w branży kreatywnej (np. od Wojciecha Wawrzaka lub Arkadiusza Szydło)
