Zaczęło się od euforii, gdy w 2014 roku wygraliśmy dwa duże przetargi.
Praca dla dużych klientów, przy ciekawych projektach była bardzo budująca. Nie mówiąc o tym, że wyraźnie poprawiła naszą płynność finansową. Mając w banku kasę na pół roku, człowiek śpi zdecydowanie spokojniej.
Rok później skończyło się na rozpaczy, po trzech przegranych z rzędu.
Wyobraź sobie co się stało z naszymi finansami w sytuacji, gdy nie otrzymaliśmy wynagrodzenia za prawie trzy miesiące pracy. Przetargi były duże i darmowe. Niestety dla małego studia jak nasze, udział w tego typu postępowaniach zazwyczaj wymaga porzucenia innych tematów i skupienia się na jednym zadaniu (poza ew. obsługą stałych klientów). Do tej pory wspominam rok 2015 jako nieustanną walkę o odzyskanie płynności finansowej.
Na bazie tej trudnej lekcji powstały kryteria udziału w przetargach.
Czas na przygotowanie propozycji.
Każdy kto przygotowywał projekt na przetarg wie, że bywa to jazda bez trzymanki. Najczęściej spowodowana presją czasu. Nie oszukujmy się, ten czynnik nie zniknie. Moje doświadczenia pokazują, że absolutne minimum to dwa tygodnie dla jakiegokolwiek projektu. 10 dni roboczych na przygotowanie propozycji przetargowej mija bardzo szybko.
- 1 dzień – analiza briefu, debriefing, własny research
- 2 dni – wstępna ideacja (brainstorming, mind mapping, zbieranie referencji, eksploracja stylistyczna itd.)
- 2 dni – szkice oraz iteracja, ocena i selekcja pomysłów
- 3 dni – przygotowanie i dopracowanie konceptów
- 1 dzień – chwila na refleksje (tutaj nie pracujemy nad przetargiem)
- 1 dzień – ew. poprawki i przygotowanie prezentacji
To proste rozbicie na etapy zakłada, że możemy zacząć prace od zaraz oraz mamy wszystkie elementy niezbędne do startu (materiały, brief itd.).
Dobry brief (podstawy strategiczne).
Niestety w warunkach konkursowych rzadko kiedy możemy przeprowadzić pełen proces kreatywny. Najbardziej cierpi etap diagnozy sytuacji oraz tworzenia strategii. Musimy zatem polegać na briefie przygotowanym przez klienta. O briefach napisano już wiele (nowymarketing, marketerplus,
- Czy brief zawiera wszystkie niezbędne informacje?
- Jeśli brakuje kluczowych informacji, czy jesteśmy w stanie je zdobyć? (od klienta lub we własnym zakresie)
- Czy na podstawie dostarczonych wytycznych jesteśmy w stanie przygotować wartościowe propozycje? (dla słabej strategii nie przygotujemy dobrych propozycji, podobnie gdy nie czujemy kierunku wskazanego przez brief).
Osobisty debriefing.
W idealnej sytuacji powinniśmy mieć możliwość rozłożenia briefu na czynniki pierwsze. Właśnie dzięki kwestionowaniu wszystkich oczekiwań i założeń możemy osiągnąć dużo lepszy poziom zrozumienia. Jeśli dobrze znamy klienta, na starcie mamy lepszą pozycję. Znamy preferencje i oczekiwania. Mamy wspólny język i potrafimy czytać między wierszami. Z nowym klientem idziemy na świeżaka. Dlatego możliwość osobistego spotkania jest jeszcze ważniejsza. Nie powinniśmy robić własnych założeń ani zgadywać co autor briefu miał na myśli. Niestety komunikacja mailowa w tym zakresie ma sporo ograniczeń o czym pisałem w tekście Przestańmy briefować, zacznijmy rozmawiać.
Wynagrodzenie za udział.
Wg zasady „put your money where your mouth is”, tzw. rejection fee pokazuje, że klient poważnie podchodzi do tematu. Ogranicza również zjawisko darmowego „crowdsourcingu” propozycji kreatywnych. Monika Mikowska napisała kiedyś świetny artykuł dlaczego w mobee dick nie pracują za darmo i w pełni się z tym zgadzam. Na własnej skórze przekonałem się o ryzyku i konsekwencjach braku wynagrodzenia.
Przejrzystość postępowania oraz pozostałe warunki.
Każde postępowanie opierające się na współzawodnictwie powinno mieć jasne zasady. Sport jest dobrym przykładem. Wiemy ilu mamy przeciwników oraz kto stratuje. Wiemy kto będzie oceniał wyniki i na jakiej zasadzie. Na tej podstawie możemy wstępnie ocenić szanse na zwycięstwo. Niestety nie jest to jeszcze zasadą dla przetargów w branży kreatywnej.
Wartość projektu dla klienta i agencji.
Jeśli zależy nam na tworzeniu wartościowych projektów, powinniśmy przemyśleć kilka istotnych, jednak często subiektywnych kwestii.
- Czy będziemy w stanie stworzyć odpowiednią wartość dla klienta?
- Czy inwestycja we współpracę z nami ma szansę zwrócić się z nawiązką?
- Czy projekt jest ciekawy i zapewnia wyzwanie?
- Czy projekt będzie wartościowym dodatkiem do portfolio?
- Czy istnieje szansa na długofalową współpracę?
Ocena szans na zwycięstwo.
Biorąc pod uwagę wcześniejsze czynniki oraz zdobyte informacje, powinniśmy ocenić nasze szanse na zwycięstwo. Można to zrobić zespołowo np. w skali 1-5 (1 bardzo niskie, 5 bardzo wysokie).
Które czynniki eliminują udział Fuse Collective w przetargu?
- Czas poniżej dwóch tygodni. Nie chcemy wypuszczać słabych rzeczy. Rzadko kiedy możemy zacząć prace od zaraz. Optymalny czas na projekty to wg mnie 3 tygodnie i zawsze staram się o to walczyć.
- Brak wynagrodzenia.
- Brak strategi w briefie lub słaba strategia (cele i zakres prac to nie jest strategia). Zazwyczaj nie mamy tyle czasu i zasobów żeby w ramach przetargu przygotować zarówno strategię marki jak i kreację. Nie mówiąc o tym, że niezwykle trudno przygotować celną strategię bez zaangażowania klienta.
- Brak możliwości osobistego debriefingu. Nauczyliśmy się na błędach, że brak pełnego zrozumienia założeń najczęściej skutkuje wybraniem złej ścieżki kreacji, a w konsekwencji przegraną w przetargu.
- Mała przejrzystość postępowania. Musimy wiedzieć choćby ile podmiotów startuje. Gdy przetarg jest na 10 agencji, raczej darujemy sobie start w takim „konkursie piękności”.
- Nie czujemy projektu. Chcemy robić rzeczy ciekawe, które są wyzwaniem i podnoszą poprzeczkę.
