Idea retrospekcji jest dość prosta. Chcemy przedyskutować co poszło dobrze, co poszło nie tak jak planowaliśmy oraz co możemy poprawić w przyszłości.
Do tej pory robiliśmy to w dość nieformalny sposób. Najczęściej w trakcie prac notowałem sobie problematyczne kwestie związane z danymi etapami procesu kreatywnego. Wracałem do nich dopiero przy okazji kolejnego projektu.
Przy okazji jednego z zeszłorocznych projektów takich notatek pojawiło się więcej niż zwykle. Potraktowałem to jako świetny moment żeby spróbować sformalizować proces retrospekcji oraz włączyć do niego klienta. Spotkanie w podobnej formie można zrobić wcześniej z zespołem projektowym. Rozmowę podzieliłem na trzy bloki.
Oceniamy efekt końcowy z perspektywy czasu.
Skonfrontowanie realizacji założonych celów oraz spełnienia przed projektowych oczekiwań z rzeczywistością często pokazuje prawdziwą wartość jako dostarczyliśmy klientowi.
Pomocne pytania.
- Jak z perspektywy czasu oceniamy efekt końcowy, biorąc pod uwagę cele i oczekiwania?
- Czy mamy twarde dowody potwierdzające sukces projektu? (poprawa wskaźników, przychodów, badania wizerunku)
- Czy mamy sygnały potwierdzające sukces projektu w mniej namacalnych lub niepoliczalnych sferach? (informacje od klientów, dostawców, współpracowników, pracowników itp.)
- Czy mamy sygnały lub dowody sugerujące potencjalne problemy lub obszary wymagające poprawy?
- Czy kluczowe i strategiczne decyzje dotyczące kierunku nadal uważamy za prawidłowe? (np. odnosząc się do momentów, w których były wahania)
- Które aspekty realizacji lub ścieżki decyzyjnej warto zrewidować?
Oceniamy proces i podejście.
Efekty końcowe to jedno. Warto się również pochylić się nad tym, jak do nich dotarliśmy.
Pomocne pytania.
- Jak z perspektywy czasu oceniamy proces kreatywny, biorąc pod uwagę etapy oraz ich efekty? Co było łatwe, a co było trudne? Co było niezrozumiałe? Co było pomocne, a co zbędne?
- Jak ogólnie można ocenić współpracę?
- Jak wyglądała komunikacja w trakcie projektu? Czegoś brakowało? Czegoś było za dużo?
- Jak wypada porównanie planowanego harmonogramu z rzeczywistym? Gdzie się pojawiły obsuwki i co je spowodowało?
Wracamy do problematycznych sytuacji.
Jesteśmy tylko ludźmi więc nie zawsze wszystko zadziała idealnie. Staramy się działać przejrzyście więc zaczynamy od spojrzenia na siebie. Przyznanie się do błędów lub przeprosiny traktuje jako jeden z elementów budowy zaufania. Warto się również odnieść do działań po drugiej stronie. Dobrzy klienci docenią szczerość.
Pomocne pytania
- W których obszarach pojawiały się kwestie sporne? (najczęstsze dotyczą terminów realizacji, problemów w komunikacja, decyzyjności, zmiany kierunku lub zakresu prac)
- Z czego wynikały problemy? Zawinił proces czy człowiek?
- Jak możemy poprawić podejście aby podobne sytuacje nie pojawiały się w przyszłości?
Kilka uwag praktycznych.
- Zaczynamy od pozytywnym kwestii.
- Celem retrospekcji nie jest szukanie winnych czy kozła ofiarnego.
- W dotarciu do źródła problemu może pomóc strategia 5 Whys.
- Efekty dyskusji powinny się przełożyć na konkretne działania i zmiany w procesie.
- Notatki pod kątem retrospekcji warto robić już w trakcie projektu. U mnie świetnie się sprawdza Evernote gdzie na bieżąco wrzucam przemyślenia.
Jakie są Twoje doświadczenia z retrospekcjami?
Sporo się o nich naczytałem ale chętnie przygarnę bardziej praktyczne wskazówki i doświadczenia.
